如何提高工作效率有什么方法(提高工作效能的六大方法)
同事总是抱怨工作多,分配的同样的工作,同事都已经下班了,他却总是需要加班完成!
在相同时间内,你的行为所产生的的结果,比同伴有一定意义上的差距时,你的效率就是慢了。尤其是当我们面对繁杂的工作时,高效率就更为重要。
同样的工作,你需要比别人投入更多的时间与精力,就已经失去了职场竞争优势!
以至于加薪遥遥无期,升职轮不到你,裁员是第一人选!
其实,效能低下并不是无法改变,六大方法,帮你解决工作效能问题!
【1】聚焦。
我们很难同时高效完成很多工作,于是要求我们时刻聚焦重要紧急的工作!
用时间管理的这张图来解释就比较清晰,工作效率低下的表现,就是专注于第三象限和第四象限的表现:
他们总是在处理一些紧急但不重要的事情上,却自以为在处理第一象限的事务。这些自认为重要的紧急事件,实际上也许只是对别人重要,对自己就不一定了。
而当我们把工作聚焦于第一二象限重要的工作时,及时的搞定它们,而不是一味的埋头于不重要的小事,我们的效能就能提高了!
“重要性”可以从这两个维度来考虑:
第一个维度,对公司重要。如:公司制定的年度KPI关键业绩指标、招商急需资料等。
第二个维度,对个人重要。表现为:蕴含能力成长的工作机会。
【2】工作任务分类。
工作任务其实有各种不同的属性,会有简单和复杂之分,耗时长短也不同。而这些属性决定了需要有不同的处理方式。
不同的任务需要投入不同的精力和体力,比如完成一个项目的计划和阅读一份报告,需要耗费的时间和投入的思考量大相径庭。
我们可以把任务先分类,然后再批量进行处理!如采用能量分类法,你可以先创建4个清单:
- 非常耗费能量
- 比较耗费能量
- 不耗费能量
- 恢复能量
在为任务分类时,简单评估各任务需要投入的能量,然后放到对应的清单里去。当真正开始做事情时,你需要评估自己现在的状态,再去挑选任务。
这种方式可以让你更加有效地管理自己的能量,减少损耗,增加效能。
【3】量化工作。
每个职业人,在你熟悉的职业范围内,必须了解你完成一项工作,大约需要多少时间。
这是提高工作效能的基础,不要指望别人,你的同事和领导知道你完成一件事情要花多少时间。
如果你不知道需要花多久,你一定会透支时间,一定会超时。
如果有人说,这个很难预估,因为有不确定因素,我自己是可控的,但别人的问题影响我的进度,没关系,那就预留弹性机动时间。
因为突发事件也是有概率的。预估就是你对工作准确度的衡量。越熟悉,越准确,越准确,越高效。你分配时间就非常得心应手。
【4】记录进度。
有些工作需要完成的时间周期比较长,导致我们不能合理规划自己的时间,影响进度。
特别是需要多人合作完成的工作,工作任务很多都是A做完交给B,B做完交给C,一个又一个环节这样推进下去,所以只要有一个地方卡住了,也直接影响了其他同事的工作进度。
对工作进度的把握就尤为重要,我们需要及时掌控工作进度,直观表明进展与要求的对比。便于管理者弄清项目的剩余任务,评估工作进度。
【5】专业储备。
就是如何实际地提高自己的工作能力,以便更快更好地完成工作。
专业知识必须一步一步地积累,通过阅读书籍,实践运用,反思汇总,改进修正这几个步骤来掌握。
我们可以经常复盘,总结自己的工作经验,不断找到工作最优解!
也要及时了解行业动态和报告,构建自己的完整知识体系!
【6】人脉资源储备。
工作中的人际关系和协作能力也是影响工作效能的一个很重要的指标,合作性如何。
在工作中容易得到他人的支持和帮助,工作起来更加得心应手。
人际关系不在于多,而在于有效。对于一个职场新人而言,最重要、最需要花心思去打理的关系,就是在你工作环境周围与你关系最密切的一类关系,也称作是“强关系”。
强关系包括你的直接上级,联络最密切的同事,直接下属,以及合作最多的重要大客户。